Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası, kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa (“Kanun”) uygun olarak teknik ve idari korunması, kişisel verilerin işlenme şartlarının ortadan kalkması halinde, 28/10/2017 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) hükümlerinin uygulamasını düzenlemek amacıyla çıkarılmaktadır. Yıldıztepe Enerji Ticaret Limited Şirketi bu metin dahilinde bundan sonra kısaca “Yıldıztepe Enerji” olarak anılacaktır.
Veri sahiplerine ait kişisel veriler, Yıldıztepe Enerji tarafından özellikle:
- Faaliyetlerin sürdürülebilmesi,
- Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi,
- Çalışan haklarının ve yan haklarının planlanması ve ifası,
- İş ilişkilerinin yönetilebilmesi,
Amacıyla yukarıda sayılan fiziki veyahut elektronik ortamlarda güvenli bir biçimde Kanun ve diğer ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır.
Saklamayı gerektiren sebepler:
- Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması,
- Kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması,
- Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Yıldıztepe Enerji’nin meşru menfaatinin olması,
- Kişisel verilerin Yıldıztepe Enerji’nin herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi,
- Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi,
- Veri sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından veri sahiplerinin açık rızasının bulunması.
Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde veri sahiplerine ait kişisel veriler, Yıldıztepe Enerji tarafından re’sen yahut talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:
- Kişisel verilerin işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
- Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
- Kanun’un 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması.
- Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,
- İlgili kişinin, Kanun’un 11. Maddesinin 2 (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi,
- Veri sorumlusunun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
- Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması.
Uygulama :
Yıldıztepe Enerji kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediği tespit edilmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranılmakta, bir süre belirlenmemişse kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmaktadır. Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde, daha uzun süre işlenmelerine izin veren hukuki bir sebep bulunmaması halinde, kişisel veriler Yıldıztepe Enerji’nin Politikası’na göre silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ile ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az 3 (üç) yıl süreyle saklanır. Kişisel verilerin silinmesi Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Yıldıztepe Enerji kendi organizasyonu içerisindeki ilgili iş biriminin kişisel verilerin işlenmesi için gerekli olan amacı ve saklama süresi sona erdikten sonra, bu iş biriminin (ilgili kullanıcı) ilgili kişisel verileri işlemesini engelleyecek teknik ve idari tedbirleri alır. Kişisel verilerin silinmesi işlemi, silinmesi gerekmeyen diğer verilere de sistem içerisinde erişilememe ve bu verileri kullanamama sonucunu doğuracak ise; a) Kişisel verilerin anonim hale getirilerek arşivlenmesi veya b) Başka herhangi bir kurum, kuruluş veya kişinin erişimine kapalı olması ve kişisel verilere yalnızca yetkili kişiler tarafından erişilmesini sağlayacak şekilde gerekli her türlü teknik ve idari tedbirlerin alınması, kaydıyla kişisel veriler silinmiş sayılacaktır.
Kişisel verilerin yok edilmesi Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Yıldıztepe Enerji, kişisel verilerin yok edilmesiyle ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almakla yükümlüdür. Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Yıldıztepe Enerji tarafından kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; veri sorumlusu, alıcı veya alıcı grupları tarafından; geri döndürme ve verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kişisel verilerin kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.Yıldıztepe , kişisel verilerin anonim hale getirilmesiyle ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almakla yükümlüdür.
Teknik ve İdari Tedbirler :
Yönetmelik uyarınca, işbu Politika’nın asgari olarak; Kişisel Verilerin hukuka uygun olarak imhaedilmesi için alınmış teknik ve idari tedbirlere ilişkin bilgileri kapsaması gerekmektedir. Bu doğrultuda, Yıldıztepe Enerji tarafından Kişisel Verilerin, Kişisel Veri İşlenmesi ilkelerine uygun olarak işlenmesinin temin edilmesi için gerekli teknik ve idari tedbirler aşağıda belirtilmektedir. Ayrıca yeni gereklilikler ortaya çıktıkça yeni idari ve teknik tedbirler de alınacaktır.
– Kişisel Verilerin korunmasına ilişkin mevzuata etkin uyum sağlamak amacıyla nihai sorumluluk Yönetim Kurulu’nda olmak üzere Yönetim Kurulu tarafından Kişisel Veri Komitesi Kurulması,
– Bilgi Güvenliği Politikası’nın hazırlanması,
– İç Denetim birimi tarafından KVKK yükümlülüklerine uyumun periyodik olarak denetlenmesi,
– Erişim yetki kısıtlamalarının öngörülmesi,
– Veri minimizasyonunun sağlanması,
– Veri saklama sürelerinin tespit edilmesi,
– Veri envanteri ile veri işleme şartlarının hangi durumlarda gerçekleştiğinin tespiti,
– Tüm üçüncü taraf (acente, broker başta olmak üzere) ve çalışanlarla yapılan sözleşmelere
Kişisel Verilerin Korunması’na İlişkin hükümlerin eklenmesi.
– Yıldıztepe Enerji internet sitesinde, ilgili kişilerin kişisel verileri ile ilgili başvurularının alınması
amacıyla gerekli yönlendirmelerin yapılması,
– Sistem güvenliğine yönelik süreçlerin geliştirilmesi vb.
Saklama ve İmha Süreleri :
Mevzuat uyarınca işlediğimiz verilerin saklanma süresine yönelik bir sürenin öngörülmemiş olması sebebiyle kanunlarda yer alan yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlayacak ve azami Türk Borçlar Kanunu’nda yer alan zamanaşımı süresi (10 yıl) gözetilerek belirlenmiştir. Verisi işlenen ilgili kişi ile aramızdaki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl geçmesiyle veriler bu tarihi takip eden ilk periyodik imhada herhangi bir talebe gerek olmaksızın silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereğince, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlenmiştir. Buna göre, her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir. Söz konusu sistemlerde bilgilerin tekrar geri getirilmeyecek şekilde, verilerin kaydedildiği varsa evrak, dosya, CD, disket, hard disk gibi araçlardan geri dönüştürülmeyecek şekilde silinecektir.
6698 sayılı Kanun kapsamında yer alan haklarınızı kullanmak suretiyle verilerinizin silinmesini talep etmeniz halinde verileriniz kanun hükümlerine uygun olarak en kısa sürede ve en geç 30 gün içerisinde silinir. Saklama süresi mevzuatta belirtilmiş olan verilerinizin, kanunda öngörülen sürelerden önce imha edilmesini talep etmeniz halinde ise söz konusu talebiniz yerine getirilemeyecektir.
Revizyon Ve Yürürlükten Kaldırma :
Saklama ve İmha Politikası’nın değiştirilmesi, yürürlükten kaldırılması halinde yeni düzenleme XXXXXXXXXXXXX internet sitesinden ilan edilecektir.
Yürürlük :
Bu Saklama ve İmha Politikası yayınlandığı tarihinde yürürlüğe girer.
